Privacyverklaring Straatman Koster Advocaten B.V.

Wie zijn wij?

Straatman Koster Advocaten B.V. (hierna: “Straatman Koster”) is een advocatenkantoor dat gespecialiseerd is in contractenrecht, omgevingsrecht, aanbestedingsrecht, bouwrecht en huurrecht. Wij ondersteunen onze cliënten op al deze gebieden in de breedste zin van het woord.

Wij zijn gevestigd te (3012 CN) Rotterdam, aan het adres Weena 690 (Millenniumtoren, 24ste verdieping) en te bereiken via persoonsgegevens@straatmankoster.nl en 010-24 00 447.

Als u gebruik maakt van de diensten van Straatman Koster verwerken wij uw persoonsgegevens. Om u goed te kunnen adviseren over bijvoorbeeld uw juridische positie of om vast te kunnen stellen wat de juiste strategie voor u is, hebben wij informatie van u nodig.

Straatman Koster gaat zorgvuldig met uw persoonsgegevens om. In dit document geven wij meer informatie over deze verwerking van persoonsgegevens. Ook leggen wij uit wat u kunt doen als u niet (meer) wilt dat uw persoonsgegevens door ons verwerkt worden. In dit document komen de volgende onderwerpen aan bod:

  1. Welke persoonsgegevens verwerken wij mogelijk van u?
  2. Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens en wat is de wettelijke grondslag voor het verzamelen van uw persoonsgegevens?
  3. Delen wij uw persoonsgegevens met derden?
  4. Hoe lang bewaart Straatman Koster uw gegevens?
  5. Wat zijn uw rechten?
  6. Wijzigingen
  7. Vragen?

1. Welke persoonsgegevens verwerken wij mogelijk van u?

Als u gebruik maakt van de dienstverlening van Straatman Koster kan het voorkomen dat wij (afhankelijk van de specifieke dienstverlening die u bij ons afneemt) een of meer van de volgende gegevens van u verwerken:

  • Contactgegevens (NAW, e-mailadres, telefoonnummer, functie en bedrijf waar u voor werkt)
  • Kopie ID
  • Financiële gegevens, waaronder bankrekeningnummer
  • IP-adres
  • Klachten
  • Dossier, waaronder begrepen overeenkomsten en e-mail correspondentie. In de gesloten overeenkomsten kan een veelheid aan informatie over u zijn opgenomen, bijvoorbeeld de koopsom van een object waaruit uw financiële situatie kan volgen
  • Sollicitatiegegevens.

2. Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens en wat is de wettelijke grondslag voor het verzamelen van uw persoonsgegevens?

Contactgegevens

Straatman Koster heeft uw contactgegevens nodig voor het sluiten en uitvoeren van de (opdracht)overeenkomst die wij met elkaar hebben gesloten (hierna: de “Overeenkomst”). De contactgegevens zijn nodig om met u te kunnen communiceren, maar ook om onze facturen te kunnen versturen.

Wij gebruiken ook uw e-mailadres om offertes, informatie over onze producten en diensten en wijzigingen van (algemene) voorwaarden toe te sturen. Verder kan Straatman Koster e-mails sturen naar dit e-mailadres voor marketing doeleinden.

De wettelijke grondslag voor de verwerking van uw contactgegevens is de (voorbereiding van de) uitvoering van de Overeenkomst.

Straatman Koster heeft daarnaast een gerechtvaardigd belang om uw e-mailadres te gebruiken ten behoeve van marketing doeleinden, welke zwaarder weegt dan uw belang. Zeker nu u altijd de mogelijkheid hebt om u af te melden voor e-mails met marketing inhoud.

Kopie ID

Op grond van de Wet financieel toezicht (hierna: “Wft”) moet Straatman Koster uw identiteit vaststellen en controleren. Dit doet Straatman Koster door middel van het kopiëren van een rechtsgeldig identiteitsbewijs, waarbij wij de naam van de controleur en de datum opschrijven. Nadat de identiteit is vastgesteld, zorgt Straatman Koster ervoor dat uw kopie identiteitsbewijs wordt opgeslagen, waarbij uw foto en BSN nummer permanent worden afgeschermd.

De wettelijke grondslag voor de verwerking van het kopie van het identiteitsbewijs volgt uit onze wettelijke zorgplicht die volgt uit Wft of op grond van de gedragsregels van de advocatuur.

Financiële gegevens, waaronder bankrekeningnummer

Straatman Koster moet mogelijk uw bankrekeningnummer verwerken op het moment dat u een dienst van Straatman Koster afneemt. Om een rechtsgeldige factuur op te kunnen maken, moet Straatman Koster uw bankrekeningnummer op de factuur opnemen.

De wettelijke grondslag voor de verwerking van uw financiële gegevens is de (voorbereiding op de) uitvoering van de Overeenkomst.

IP-adres

Als u op onze website komt verwerken wij uw IP-adres om de veiligheid van onze website te garanderen en om te onderzoeken wanneer en welke webpagina’s u hebt bezocht.

De wettelijke grondslag daarvoor is ons gerechtvaardigd belang om de website continue te verbeteren, waarbij de privacy inbreuk van u beperkt blijft door enkel het IP-adres te verwerken.

Klachten

Als u een klacht hebt over een geleverde dienst door Straatman Koster, verwerkt Straatman Koster deze gegevens om uw klacht af te handelen. Ook de afwikkeling van de klacht door Straatman Koster wordt verwerkt om een volledig dossier te hebben.

De wettelijke grondslag voor de verwerking van uw klacht(en) is de (voorbereiding op de) uitvoering van de Overeenkomst. Verder is Straatman Koster op grond van de gedragsregels voor de advocatuur verplicht gegevens over de door ons verleende diensten (waaronder dus ook klachten) te bewaren.

Dossier

Voor de juridische diensten van Straatman Koster heeft Straatman Koster bijvoorbeeld een overeenkomst die u hebt gesloten met uw wederpartij nodig. Daaruit volgen vaak persoonsgegevens. Deze verwerken wij ook, om u van juridische hulp te (kunnen) voorzien.

De wettelijke grondslag voor de verwerking van deze gegevens is de (voorbereiding op de) uitvoering van de Overeenkomst

Sollicitatiegegevens

Als u solliciteert bij Straatman Koster, verwerkt Straatman Koster uw sollicitatiebrief, CV en overige toegestuurde documenten om uw (open) sollicitatie af te handelen.

De wettelijke grondslag is de voorbereiding op de uitvoering van een eventuele arbeidsovereenkomst.

Overig

Straatman Koster verwerkt de voorgaande gegevens ook om haar dienstverlening waar nodig te verbeteren en om ons klantenbestand optimaal te kunnen beheren en informeren. Wij kunnen de persoonsgegevens ook gebruiken om (gerichte) marketing­ en promotieactiviteiten uit te kunnen voeren om een relatie met een (potentiele) klant tot stand te brengen, in stand te houden of uit te breiden. De wettelijke grondslag daarvoor is het gerechtvaardigde belang van Straatman Koster om haar onderneming gezond te houden en haar dienstverlening te optimaliseren.

3. Delen wij uw persoonsgegevens met derden?

De persoonsgegevens en informatie die Straatman Koster verwerkt kunnen wij delen met

    1. Uw wederpartij, voor het onderbouwen van een claim bijvoorbeeld;
    2. Openbare registers, waaronder het Kadaster;
    3. De overheid, waaronder de Belastingdienst, UWV, Politie, Justitie, de Nederlandse Bank, de Autoriteit Financiële Markten en de Autoriteit Persoonsgegevens, als daartoe een wettelijke plicht bestaat;
    4. IT providers en communicatie service providers.

Derden die uw persoonsgegevens onder onze verantwoordelijkheid verwerken, doen dit uitsluitend onder de voorwaarden die wij met hen hebben afgesproken. Dit leggen wij vast in (verwerkers)overeenkomsten.

Straatman Koster kan uw gegevens delen met derden wanneer Straatman Koster haar onderneming verkoopt of overdraagt aan derden. De desbetreffende derde die ons bedrijf koopt of overneemt heeft het recht uw persoonsgegevens te blijven gebruiken, maar alleen op de wijze zoals uiteengezet in deze privacyverklaring.

4. Hoe lang bewaart Straatman Koster uw gegevens?

Zodra de persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor het doel van verwerking, verwijdert Straatman Koster uw persoonsgegevens, tenzij Straatman Koster wettelijk verplicht is uw persoonsgegevens langer te bewaren. In dat geval worden uw gegevens voor de duur van deze wettelijke bewaartermijn bewaard. De volgende concrete bewaartermijnen gelden binnen Straatman Koster:

  1. Voor adviesdossiers geldt een wettelijke termijn van 5 jaar, te rekenen vanaf het moment dat de een dossier is geëindigd;
  2. Voor fiscale documenten geldt een wettelijke termijn van 7 jaar;
  3. Als een sollicitant de baan niet heeft gekregen worden zijn/haar sollicitatiegegevens maximaal 4 weken bewaard, tenzij door de sollicitant toestemming wordt gegeven om de gegevens langer te bewaren. In dat geval bewaren we de gegevens niet langer dan 12 maanden.

5. Wat zijn uw rechten?

Als u toestemming hebt gegeven voor een bepaalde verwerking, dan kunt u deze toestemming altijd intrekken, zonder dat daar negatieve consequenties aan zitten.

U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die plaatsvinden op basis van ons gerechtvaardigd belang of het gerechtvaardigd belang van een derde. In dat geval zullen wij uw gegevens niet langer verwerken tenzij er gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen, of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. U hebt altijd het recht om u af te melden voor nieuwsbrieven of persoonlijke aanbiedingen over onze diensten. In commerciële aanbiedingen en nieuwsbrieven bieden wij altijd een afmeldmogelijkheid.

Daarnaast heeft u nog een aantal rechten. U kunt Straatman Koster met redelijke tussenpozen kosteloos vragen om inzicht te geven in alle persoonsgegevens die Straatman Koster van u heeft. Verder kunt u Straatman Koster vragen deze persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te wijzigen, af te schermen of te verwijderen. Hiervoor kunt u een mail sturen aan info@straatmankoster.nl of een brief sturen aan Straatman Koster op het volgende adres: Weena 690, (3012 CN) Rotterdam. Straatman Koster zal uiterlijk binnen 4 weken reageren op uw verzoek. Daarnaast kunt u aan Straatman Koster vragen de persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt in een bestand te zetten en aan u of – op uw verzoek - aan een andere partij door te sturen. Verder kunt u Straatman Koster vragen om tijdelijk uw persoonsgegevens niet te verwerken, omdat bijvoorbeeld uw gegevens onjuist blijken te zijn of als u een verzoek om verwijdering hebt gedaan.

Mocht u een klacht hebben over Straatman Koster, dan kunt u deze indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

6. Wijzigingen 

De inhoud van deze verklaring kan op elk moment door Straatman Koster gewijzigd worden. Deze wijziging zal via een mailing of bij een eerstvolgend contact tussen u en Straatman Koster worden gecommuniceerd.

7. Heeft u nog meer vragen?

Mocht u nog vragen hebben over het verzamelen en gebruik van uw persoonsgegevens, dan kunt u deze vragen stellen aan Maaike de Wit via persoonsgegevens@straatmankoster.nl.

Versie: november 2018